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O Finance and Operations Office é composto por seis departamentos - Pre-Award, Project Management, Purchases and Procurement, Accounting, Legal e Safety and Compliance. O objetivo principal do Finance and Operations Office é proporcionar ao iMM uma estrutura de gestão de ciência baseada em princípios de gestão extremamente ágeis de forma a dar o melhor suporte possível à comunidade cientifica do iMM vista enquanto cliente interno.

Os seis departamentos a funcionar em conjunto permitem a materialização da estratégia 360º de gestão de ciência começando no aconselhamento prestado ao processo de submissão e revisão das candidaturas a cargo do Pre-award passando para a gestão financeira e operacional dos projetos em curso no gabinete de Project Management em coordenação próxima com o departamento de Purchases and Procurement responsável pela gestão de todo o processo de compras centralizadas do iMM.

O departamento Legal presta suporte sempre que necessário em todas as fases do processo. O processo acaba no registo contabilístico de todos os movimentos financeiros realizados ao abrigo dos diferentes projetos em curso no iMM seguindo as práticas contabilísticas aceites em Portugal ao abrigo no SNC.

Finalmente, todos os processos relativos a segurança e gestão da infraestrutura dos laboratórios são também integrados no ciclo de operações enquanto parte vital do suporte à investigação cientifica.

O Finance and Operations Office é responsável por toda a coordenação e resposta a processos de auditorias a decorrer no iMM e assegura a ligação entre o iMM e todos os organismos financiadores e desenvolve, sempre que solicitado, estudos específicos sobre matérias de relevo e impacto para o panorama cientifico nacional.

Pre-Award

Missão:

A missão do Pre-Award é apoiar a comunidade do iMM em atrair financiamento competitivo para a investigação, facilitando os processos de preparação, submissão e negociação de candidaturas. A equipa de Pre-Award estabelece a ponte entre a comunidade científica e restantes participantes no processo de candidatura, tanto externos (Agências de financiamento e Instituições parceiras) como internos (Gestão de Projetos, Gabinete de Transferência de Tecnologia, Assessoria Legal, Recursos Humanos, entre outros), garantindo o cumprimento dos regulamentos e o alinhamento das candidaturas com os objetivos do concurso.


Principais Serviços:
  • Disseminação de oportunidades de financiamento adequadas para a comunidade do iMM.
  • Apoio na preparação de candidaturas:
         - disponibilização de informação administrativa e institucional.
         - aconselhamento nas questões financeiras e éticas.
         - garantia do cumprimento dos regulamentos das agências financiadoras e do iMM.
         - revisão e proof-reading da candidatura.
         - gestão da informação entre os parceiros do consórcio.
  • Negociação dos contratos de financiamento dos projetos.
  • Apoio a iniciativas institucionais relacionadas com financiamento científico.

Project Management

Missão:

A missão do departamento de Project Management é prestar suporte aos laboratórios do iMM durante a fase de execução dos projetos assegurando o cumprimento de toda a regulamentação e prazos acordados com as diferentes agências de financiamento. O departamento de Project Management assegura ainda a ligação entre as agências de financiamento e outros departamentos do Finance and Operations office promovendo a excelência operacional num ciclo de melhoria processual contínuo.


Principais Serviços:
  • Monitorização da execução financeira de projetos.
  • Assegurar cumprimento de todos os prazos associados ao projeto.
  • Preparação e submissão de relatórios financeiros.
  • Preparação e acompanhamento de auditorias a projetos.
  • Suporte administrativo nas interações com as agências de financiamento.

Purchases & Procurement

Missão:

A nossa missão é apoiar os investigadores do iMM através do fornecimento de equipamentos, produtos e serviços com o melhor valor global, criando parcerias com fornecedores e interagindo com todos os departamentos envolvidos.

Queremos cumprir este objetivo através da aplicação de processos empreendedores e prestando um serviço de excelência ao investigador no sentido de atingir máxima agilidade operacional em todas as funções que envolvam compras e financiamento.


Principais Serviços:

Temos três áreas de foco no nosso trabalho:

  • Procurement - ajudar na tomada de decisões informadas sobre qual o melhor valor (dinheiro, qualidade e tempo), através da elaboração de contratos e acordos para usufruto do instituto com uma vasta rede de fornecedores.
  • Compras - manter, interpretar e fazer cumprir a política de compras (de acordo com as entidades financiadoras), garantindo que todas as despesas são elegíveis, aprovando compras com a ajuda de outros departamentos e processando o envio das encomendas aos fornecedores.
  • Logística - gerir os produtos a receber dos fornecedores através de procedimentos de importação e gestão de alfândega enquanto verificamos e registamos os bens no sistema contabilístico.

Accounting

Missão:

A missão da Contabilidade é registar os documentos de caracter financeiro e fiscal nos respetivos projetos, em conformidade com os prazos estabelecidos, de acordo com as boas práticas contabilísticas, ao mesmo tempo que cria a consciência entre a comunidade científica dos benefícios operacionais que resultam de uma contabilidade sólida e fidedigna.


Principais Serviços:

A Contabilidade está dividida em 3 grandes áreas:

  • Facturação – Faturação do iMM, faturação de fornecedores e gestão do arquivo.
  • Pagamentos e Reembolsos – Pagamentos, reembolsos e adiantamentos.
  • Fiscal – Recursos Humanos (Segurança Social e retenção na fonte) e fornecedores (IVA; Retenção na Fonte; IRC).

Legal

Missão:

O departamento legal do iMM está integrado no Finance and Operations Office e presta aconselhamento estratégico e assessoria jurídica a todos os departamentos da instituição, bem como aos seus investigadores, em todas as questões legais inerentes ao desempenho da atividade do iMM.


Principais Funções:

Preparação e revisão de contratos e actos (nomeadamente nas áreas de direito laboral, comercial, direito público, propriedade industrial e corporate & governace) e assegurar a legalidade dos processos e a compatibilização da agilidade e eficiência da gestão com a certeza e segurança jurídicas.


Newsletter Legal:

Edição #1 | Julho 2019
Edição #2 | Janeiro 2020

Safety & Compliance


Missão:

A missão do Safety and Compliance é garantir que todos os requisitos de infraestrutura, equipamentos e materiais para a realização de investigação de elevada qualidade são cumpridos, garantindo o trabalho num ambiente seguro e saudável, minimizando o risco de ferimentos ou doenças profissionais.


Principais Serviços:

O Safety and Compliance atua em áreas como cumprimento das obrigações legais na área segurança; prevenção, formação e avaliação de riscos relativamente á segurança e saúde no trabalho; design e remodelação de laboratórios; gestão do ciclo de vida dos equipamentos (instalação, manutenção, reparações, validações) e limpeza e esterilização de material/soluções de laboratório.

Vários equipamentos do iMM foram adquiridos através do Programa Nacional de Renovação de Equipamentos Científicos (PNRC), projeto lançado pela Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT) com o objetivo de renovar a infraestrutura científica nacional, financiando a aquisição, atualização e expansão de equipamento.

A lista de equipamentos financiados pela FCT estão disponíveis no link abaixo, para que outras entidades do Sistema Científico e Tecnológico Nacional possam utilizá-los.

Lista de Equipamentos

Se precisar de mais informações sobre como usar estes equipamentos e qual o custo de utilização, entre em contacto com o Safety and Compliance.